Welke kosten kun je aftrekken als zzp'er?
Zakelijke kosten verlagen je winst, en over die winst betaal je belasting. Hoe meer terechte kosten je meeneemt, hoe minder je betaalt. De vraag is alleen: wat telt als zakelijk, en wat niet?
De basisregel: zakelijk of privé?
Een kost is aftrekbaar als je hem maakt met het oog op je onderneming. Koop je iets puur voor jezelf, dan hoort het niet in je administratie. Gebruik je iets zowel zakelijk als privé, dan trek je alleen het zakelijke deel af. Een telefoon die je half voor werk en half privé gebruikt, neem je dus voor ongeveer de helft mee.
De Belastingdienst hanteert daarbij een redelijkheidstoets. Je hoeft niet elke euro tot achter de komma te verdelen, maar je keuze moet wel uit te leggen zijn. Houd het eerlijk en je zit goed.
Kosten die vaak aftrekbaar zijn
Dit zijn de categorieën die we bij zzp'ers het vaakst zien:
- Apparatuur en abonnementen. Laptop, telefoon, software, internet en je telefoonabonnement, voor het zakelijke deel.
- Vervoer. Rijd je zakelijke kilometers met je privéauto, dan mag je per kilometer een vast bedrag aftrekken. Met een auto van de zaak gelden andere regels.
- Verzekeringen. Een beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering is een zakelijke kost. Een arbeidsongeschiktheidsverzekering loopt via een andere route in je aangifte, dus die behandelen we apart.
- Opleidingen en vakliteratuur. Cursussen, trainingen en boeken die je vak op peil houden.
- Marketing en website. Hosting, je domeinnaam, advertenties en ontwerpkosten.
- Administratie en advies. De kosten van je boekhouder of adviseur zijn gewoon aftrekbaar.
- Werkruimte. Voor een werkruimte thuis gelden strenge voorwaarden, voor een losse bedrijfsruimte niet. Dit is een veelgemaakte fout, dus laat het even checken.
- Zakelijke etentjes en relatiegeschenken. Vaak maar beperkt aftrekbaar. Er geldt een drempel of een percentage.
In één keer aftrekken of afschrijven?
Kleine aankopen trek je in het jaar van aanschaf volledig af. Doe je een grotere investering, dan verdeel je de kosten over meerdere jaren. Dat heet afschrijven. De grens ligt bij een aanschafprijs van ongeveer 450 euro exclusief btw, maar controleer het actuele bedrag.
Investeer je in een jaar voor een flink bedrag in bedrijfsmiddelen, dan kun je daarnaast recht hebben op de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, een extra aftrek bovenop de afschrijving.
De btw die je over zakelijke inkopen betaalt, vraag je terug via je btw-aangifte. Dat heet voorbelasting. Het bedrag exclusief btw is je eigenlijke kost in de winstberekening. Meer hierover lees je in btw-aangifte voor zzp'ers.
Wat je beter niet aftrekt
- Privé-uitgaven, ook al heb je ze toevallig met je zakelijke pas betaald.
- Gewone kleding. Alleen echte werkkleding met een logo of bedrijfsnaam telt mee.
- Boetes, zoals verkeersboetes. Die zijn nooit aftrekbaar.
- Kosten zonder bon of factuur. Geen bewijs betekent in de praktijk geen aftrek.
Bewaar je bonnen, ook de digitale
Je bent verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Een bonnetje van een tankbeurt of een online factuur hoort daar dus gewoon bij. Maak er een gewoonte van om bonnen meteen vast te leggen, dan zoek je achteraf nooit. Bij ons stuur je ze simpelweg door via WhatsApp en verwerken wij de rest.
Liever één keer te veel gevraagd dan een aftrekpost laten liggen of iets meenemen wat niet mag. Stuur ons je vraag, dan kijken we mee.
Benieuwd wat het je oplevert?
Reken in een paar minuten uit hoeveel belasting je betaalt en wat aftrekposten doen. Of laat je hele administratie gewoon aan ons over.
Let op: dit is algemene informatie, geen persoonlijk fiscaal advies. Regels, drempels en bedragen veranderen per jaar. Controleer de actuele cijfers bij de Belastingdienst of vraag het ons even na voor jouw situatie.