Bij ICT'ers gaat het zelden om de boekhouding zelf. Het gaat om de vraag of je wel echt ondernemer bent, en om hardware, thuiswerkplek en klanten in het buitenland.
Schijnzelfstandigheid: het echte risico
De administratie van een ICT-freelancer is meestal eenvoudig: een handvol facturen per maand, weinig kosten, geen voorraad. Waar het wél om draait, is de vraag of je echt ondernemer bent in de ogen van de Belastingdienst. Sinds de handhaving op schijnzelfstandigheid weer actief is, kijkt men daar scherper naar, en juist in ICT zijn de constructies verdacht.
Een detacheerder ertussen, een jaarcontract dat steeds verlengt, vaste werkdagen op kantoor, een laptop van de opdrachtgever: elk element op zich is te verdedigen, maar samen beginnen ze op een dienstverband te lijken. Wordt het als dienstbetrekking aangemerkt, dan krijgt je opdrachtgever een naheffing loonheffingen en verlies jij met terugwerkende kracht je ondernemersaftrek.
Wat je positie versterkt:
- Meerdere opdrachtgevers in een jaar, ook als één ervan het grootste deel van je omzet is.
- Eigen middelen: je eigen laptop, je eigen licenties, je eigen telefoon.
- Eigen risico: een aansprakelijkheidsverzekering, en afspraken waarin je aansprakelijk bent voor je werk.
- Vrijheid in uitvoering: jij bepaalt hoe je het oplost, niet je opdrachtgever.
- Een opdrachtovereenkomst die dit ook echt beschrijft, en een praktijk die ermee klopt.
Doe de ondernemerscheck om te zien hoe je ervoor staat.
Het urencriterium bij hoge tarieven
Met een tarief van €80 tot €120 per uur haal je je jaarinkomen met relatief weinig uren. Precies daar zit een valkuil: onder de 1.225 uur vervalt je zelfstandigenaftrek van €1.200.
Het goede nieuws is dat veel meer meetelt dan je declarabele uren. Acquisitie, administratie, reistijd, je vakliteratuur bijhouden, een certificering halen, je eigen ontwikkelomgeving onderhouden: het telt allemaal mee. Wie alleen zijn factureerbare uren noteert, komt vaak onnodig te laag uit. Houd je uren daarom volledig bij, niet alleen wat je in rekening brengt. Meer daarover in het urencriterium.
Wat je als ICT'er aftrekt
- Hardware. Laptops, monitoren, een NAS, een testtoestel. Boven ongeveer €450 exclusief btw schrijf je af over meerdere jaren, meestal vijf.
- Software en abonnementen. Je IDE, cloudhosting, domeinen, GitHub, ontwerptools, AI-abonnementen: allemaal zakelijke kosten.
- Internet en telefoon, voor het zakelijke deel. Bij thuiswerken is een verdeling van 50 tot 70% zakelijk goed te verdedigen.
- Bureau, stoel en verlichting. De werkplek mag je aftrekken, ook al is de kamer zelf niet aftrekbaar.
- Cursussen, certificeringen en conferenties die je vak op peil houden.
- Aansprakelijkheidsverzekering. In ICT vaak een beroepsaansprakelijkheidsverzekering, en die is volledig aftrekbaar.
- Reiskosten naar de opdrachtgever: €0,25 per kilometer met je eigen auto, of de werkelijke ov-kosten.
Met een winst boven de €78.426 kom je in het toptarief. Dan wordt fiscale planning interessant: het timen van investeringen, of op termijn de vraag of een BV loont. Reken eerst uit waar je nu staat met de belastingrekenhulp.
Klanten in het buitenland
Lever je diensten aan een ondernemer in een ander EU-land, dan verleg je de btw naar die klant. Op je factuur staat "btw verlegd" met zijn btw-identificatienummer, en je neemt de omzet op in rubriek 3b van je aangifte plus in de opgaaf intracommunautaire prestaties. Vergeet die opgaaf niet: daar volgt vrij snel een boete op.
Bij klanten buiten de EU valt je dienst meestal buiten de Nederlandse btw. Bij particulieren in andere EU-landen ligt het anders en kan de éénloketregeling gaan spelen. Controleer altijd het btw-nummer van je zakelijke klant in het Europese VIES-register voordat je verlegt.
Praktisch: hoe het bij ons werkt
Weinig facturen, weinig gedoe. Je stuurt je verkoopfacturen en je inkoopbonnen door, wij doen de rest. Voor ICT'ers letten we specifiek op drie dingen: of je urenregistratie compleet genoeg is voor het urencriterium, of je buitenlandse facturen kloppen, en of je afschrijvingen op hardware lopen zoals het hoort.
Twijfel je over een constructie met een detacheerder of over je opdrachtovereenkomst? Leg hem voor voordat je tekent. Dat is goedkoper dan het achteraf rechtzetten.
Wat wij voor je doen
Hetzelfde pakket als voor elke zzp'er, met de kennis van jouw branche erbij.
- Je complete administratie verwerken
- Btw-aangifte per kwartaal, op tijd
- Aangifte inkomstenbelasting
- Jaarcijfers
- Bonnen doorsturen via WhatsApp
- Antwoord binnen één werkdag
- Je eigen vaste boekhouder
- Hulp bij brieven van de Belastingdienst
Vragen uit ICT en freelance
Ik werk al twee jaar voor dezelfde opdrachtgever. Is dat een probleem?
Het is een risico, geen automatische overtreding. De Belastingdienst kijkt naar het totaalbeeld: bepaal je zelf hoe en wanneer je werkt, loop je ondernemersrisico, gebruik je eigen middelen, en kun je je laten vervangen? Hoe meer daarvan je met ja beantwoordt, hoe steviger je positie. Een enkele langdurige opdracht is niet fataal, zeker niet als je daarnaast andere klanten hebt gehad.
Mag ik mijn laptop in één keer aftrekken?
Alleen als hij onder ongeveer €450 exclusief btw kost, en dat is bij ICT-hardware zelden het geval. Een laptop van €2.000 schrijf je af over vijf jaar, met een restwaarde. Randapparatuur zoals een monitor, toetsenbord of dock koop je vaak wel onder de grens en trek je dan in één keer af.
Ik factureer een klant in Duitsland. Hoe zit het met btw?
Lever je een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land met een geldig btw-nummer, dan verleg je de btw naar die klant. Je zet 'btw verlegd' op de factuur met zijn btw-nummer, en je neemt de omzet op in je aangifte plus in de opgaaf intracommunautaire prestaties. Klanten buiten de EU vallen buiten de Nederlandse btw.
Kan ik mijn thuiswerkplek aftrekken?
De ruimte zelf bijna nooit: daarvoor moet die een zelfstandig deel van je woning zijn met eigen opgang en sanitair. Losse zaken mag je wel gewoon aftrekken voor het zakelijke deel: je internetabonnement, je bureau, je stoel, je monitor en je telefoon.
Even sparren over jouw situatie?
Stuur een bericht met wat je doet en waar je tegenaan loopt. Je krijgt binnen één werkdag antwoord van een mens die jouw branche kent, zonder verkooppraatje.
Let op: dit is algemene informatie, geen persoonlijk fiscaal advies. Regels en bedragen gelden voor 2026 en veranderen per jaar. Controleer de actuele cijfers bij de Belastingdienst of leg je situatie aan ons voor.