Boekhouding voor je webshop: btw, OSS, Mollie en Shopify uitgelegd
Een webshop maakt je boekhouding een paar maten ingewikkelder: betaalproviders die netto uitbetalen, retouren, en btw die per land verschilt zodra je over de €10.000 gaat. Dit is hoe je het kloppend houdt.
- Boek de bruto omzet die je klant betaalde, niet het bedrag dat je betaalprovider uitbetaalt.
- Transactiekosten van Mollie, Stripe of PayPal zijn aftrekbare kosten.
- Boven €10.000 omzet aan EU-particulieren reken je het btw-tarief van het land van je klant, via de OSS-aangifte.
- Retouren corrigeer je met een creditfactuur in dezelfde periode, anders klopt je btw niet.
De grootste valkuil: netto versus bruto
Je klant rekent €121 af, inclusief 21% btw. Mollie houdt transactiekosten in en maakt een paar dagen later €119,60 over, samen met tien andere bestellingen in één bedrag. Wie alleen naar de bankrekening kijkt, boekt €119,60 aan omzet. Dat is op drie manieren fout: je omzet is te laag, je mist €1,40 aan aftrekbare kosten, en je btw-afdracht klopt niet.
Goed is: €100 omzet, €21 btw, €1,40 transactiekosten. Daarom werk je met een tussenrekening voor je betaalprovider: alle bestellingen komen daar bruto in, de kosten gaan eraf, en de uitbetaling naar je bankrekening is een overboeking tussen twee rekeningen. Zo sluit je administratie aan op je webshopoverzicht.
Btw binnen Nederland
Verkoop je aan Nederlandse particulieren, dan reken je gewoon 21% of 9%, afhankelijk van je product. Boeken en voedingsmiddelen vallen onder 9%, de meeste andere producten onder 21%. Verkoop je verschillende tarieven door elkaar, zorg dan dat je webshop dat correct splitst: in je btw-aangifte geef je de omzet per tarief apart op.
Verkoop je naar andere EU-landen?
Hier wordt het interessant. Zolang je totale omzet aan particulieren in andere EU-landen onder de €10.000 per jaar blijft, mag je gewoon Nederlandse btw rekenen. Kom je daarboven, dan moet je vanaf dat moment het btw-tarief van het land van je klant rekenen: 19% in Duitsland, 20% in Frankrijk, 21% in België, enzovoort. De drempel geldt voor al je EU-verkopen bij elkaar.
Om te voorkomen dat je je in elk land apart moet registreren, bestaat de éénloketregeling (One Stop Shop). Je meldt je aan via Mijn Belastingdienst Zakelijk en geeft daarna elk kwartaal in één OSS-aangifte op hoeveel btw je per land verschuldigd bent. De Belastingdienst verdeelt het geld. Die OSS-aangifte komt naast je gewone btw-aangifte, en de omzet die je in de OSS aangeeft vermeld je niet nog eens in je binnenlandse aangifte.
Vul je verwachte omzet aan particulieren in andere EU-landen in, over het hele kalenderjaar.
De drempel geldt voor je EU-verkopen aan particulieren samen. Verkoop je aan bedrijven met een geldig btw-nummer, dan geldt meestal verlegging en telt dat niet mee.
Retouren en creditfacturen
Een retour is geen verdwenen verkoop maar een correctie. Maak een creditfactuur met een eigen nummer, verwijs naar de oorspronkelijke factuur en corrigeer zowel de omzet als de btw. Doe dat in dezelfde btw-periode als waarin je het geld terugbetaalt. Bij veel retouren loont het om je webshop automatisch creditfacturen te laten aanmaken, anders wordt het elk kwartaal handwerk.
Voorraad en inkoopwaarde
Verkoop je fysieke producten, dan hoort je voorraad op de balans. Wat je hebt ingekocht maar nog niet verkocht, is geen kostenpost maar bezit. Aan het einde van het jaar tel of bereken je je voorraad, en het verschil met het begin van het jaar bepaalt de inkoopwaarde van je omzet. Zonder die correctie klopt je winst niet, en betaal je in een groeijaar te weinig en in een krimpjaar te veel belasting.
Koop je in bij leveranciers buiten de EU, dan betaal je invoerbtw en mogelijk invoerrechten. De invoerbtw kun je terugvragen, de invoerrechten niet: die horen bij je inkoopprijs. Werk je met een fulfilmentpartij of dropshipping, dan wordt het nog specifieker. Laat dat een keer goed inrichten.
Praktisch: zo houd je het werkbaar
- Koppel je webshop aan je boekhouding. Shopify, WooCommerce en de meeste platforms hebben koppelingen die orders automatisch doorzetten. Handmatig overtikken is bij honderden orders geen optie.
- Eén tussenrekening per betaalprovider. Mollie, Stripe en PayPal krijgen elk een eigen grootboekrekening.
- Maandelijks afstemmen. Vergelijk je webshopomzet met je boekhouding en met de uitbetalingen van je provider. Kleine verschillen vind je nu nog terug, na negen maanden niet meer.
- Houd je EU-omzet in de gaten. De €10.000 is zo bereikt met een paar goede maanden in Duitsland of België.
- Bewaar alles zeven jaar. Ook je orderoverzichten en providerrapportages. Zie bewaarplicht; bij digitale diensten aan EU-particulieren is het zelfs tien jaar.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet ik buitenlandse btw rekenen voor mijn webshop?
Zodra je totale omzet aan particulieren in andere EU-landen boven de €10.000 per jaar komt. Vanaf dat moment reken je het btw-tarief van het land van je klant. Onder die drempel mag je gewoon Nederlandse btw rekenen. De drempel geldt voor al je EU-verkopen samen, niet per land.
Wat is de éénloketregeling of OSS?
One Stop Shop: een regeling waarmee je de btw voor al je EU-landen in één kwartaalaangifte bij de Nederlandse Belastingdienst aangeeft, in plaats van je in elk land apart te registreren. Je meldt je ervoor aan via Mijn Belastingdienst Zakelijk. De OSS-aangifte staat los van je gewone btw-aangifte.
Waarom klopt mijn omzet niet met wat Mollie uitbetaalt?
Omdat betaalproviders netto uitbetalen: ze houden transactiekosten in en betalen vaak in bundels uit, soms met dagen vertraging. Je omzet is het brutobedrag dat je klant betaalde; de ingehouden kosten zijn aftrekbare kosten. Boek je alleen de uitbetaling, dan mis je zowel omzet als kosten.
Webshop-boekhouding uit handen geven?
Ons e-commercepakket van €179 per maand verwerkt hoge transactievolumes, koppelingen met Mollie, Stripe en Shopify, de OSS-aangifte en je voorraadadministratie.
Let op: dit is algemene informatie, geen persoonlijk fiscaal advies. Bedragen en percentages gelden voor 2026 en veranderen per jaar. Controleer de actuele cijfers bij de Belastingdienst of vraag het ons even na voor jouw situatie.