Bewaarplicht: welke administratie bewaar je als zzp'er en hoe lang?
Zeven jaar is de regel, soms tien. Maar wat valt er precies onder je administratie, mag alles digitaal, en tot welk jaar moeten jouw bonnen van 2026 eigenlijk blijven? Dit zijn de regels, plus een rekenaartje dat het voor je uitrekent.
- Je bewaart je administratie minimaal 7 jaar na afloop van het boekjaar.
- Gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, bewaar je 10 jaar. Dat geldt ook voor de administratie van digitale diensten aan particulieren in andere EU-landen.
- Digitaal bewaren mag, zolang alles leesbaar en controleerbaar blijft.
- De bewaarplicht loopt door als je stopt met je bedrijf.
Wat hoort er allemaal bij je administratie?
Alles wat je gebruikt om je bedrijf te voeren en waarmee je je aangiften onderbouwt. De Belastingdienst noemt onder meer je kas- en bankadministratie, in- en verkoopfacturen, het grootboek, debiteuren en crediteuren, voorraadgegevens, agenda's, urenregistratie, offertes, contracten en zakelijke correspondentie. Voor zzp'ers komt het in de praktijk neer op:
- Alle verkoopfacturen die je hebt verstuurd
- Alle inkoopfacturen en bonnen van zakelijke kosten
- Bankafschriften van je zakelijke rekening, en van je privérekening als je daar zakelijke betalingen mee doet
- Je btw-aangiften en aangiften inkomstenbelasting, plus de aanslagen
- Jaarcijfers, balans en winst-en-verliesrekening
- Je urenregistratie voor het urencriterium
- Contracten, offertes, algemene voorwaarden en belangrijke e-mails
- Rittenregistratie als je een auto van de zaak hebt of zakelijke kilometers declareert
Hoe lang moet je bewaren?
De standaardtermijn is zeven jaar. Die termijn begint na afloop van het boekjaar waar de stukken over gaan. Een factuur uit maart 2026 valt in boekjaar 2026 en moet dus tot en met 31 december 2033 bewaard blijven. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals de aankoop of verbouwing van een bedrijfspand, geldt tien jaar. Dat komt omdat de btw op onroerend goed over een periode van tien jaar kan worden herzien. Dezelfde termijn van tien jaar geldt als je via de éénloketregeling digitale diensten aan particulieren in andere EU-landen levert.
Met de Belastingdienst kun je in sommige gevallen afspraken maken over een kortere termijn voor bepaalde onderdelen. Voor de basisadministratie, zoals je grootboek en facturen, geldt dat niet.
Digitaal bewaren: zo mag het
Je mag je administratie digitaal bewaren en papier na het scannen weggooien. De voorwaarde is dat de digitale versie een juiste en volledige weergave is van het origineel en dat je hem binnen redelijke tijd kunt tonen. Ontvang je een factuur als pdf, dan bewaar je die pdf: uitprinten heeft geen zin. Bewaar bestanden bij voorkeur in het oorspronkelijke formaat en zorg voor een back-up buiten je eigen computer, bijvoorbeeld in de cloud.
Maak per jaar een map, met daarin mappen per kwartaal en per soort: verkoop, inkoop, bank, belasting. Noem bestanden consequent, bijvoorbeeld "2026-03-14 KPN factuur 42,35". Bij ABCijfers stuur je bonnen en facturen via WhatsApp door en bewaren wij ze in jouw dossier, waar je altijd bij kunt.
Wat als je stopt?
De bewaarplicht stopt niet op het moment dat je je bedrijf uitschrijft. Elk boekjaar houdt zijn eigen termijn. Bewaar je administratie dus ook na het stoppen netjes, en zorg dat je er nog in kunt als de Belastingdienst vragen heeft.
Kies het jaar waar je stukken over gaan en zie tot wanneer je ze moet bewaren.
Veelgestelde vragen
Mag ik papieren bonnen weggooien als ik ze heb gescand?
Ja, als de scan alle gegevens van het origineel bevat, goed leesbaar is en je hem gedurende de hele bewaartermijn kunt terugvinden. Een foto met je telefoon is prima, zolang hij scherp is en je hem opslaat waar je hem terugvindt. Maak wel een back-up.
Moet ik ook e-mails en offertes bewaren?
Ja, als ze van belang zijn voor je administratie. Denk aan offertes die tot een opdracht hebben geleid, afspraken over prijzen, en correspondentie met de Belastingdienst. Zakelijke e-mail hoort dus bij je administratie.
Geldt de bewaarplicht ook als ik stop met mijn bedrijf?
Ja. Stop je in 2026, dan moet je de administratie van 2026 nog tot en met 2033 bewaren, en die van eerdere jaren tot hun eigen termijn afloopt. De Belastingdienst kan na het stoppen nog controleren.
Liever dat wij het regelen?
Voor een vaste prijs per maand doen wij je administratie, btw-aangifte, inkomstenbelasting en jaarcijfers. Vragen stel je gewoon via WhatsApp.
Let op: dit is algemene informatie, geen persoonlijk fiscaal advies. Bedragen en percentages gelden voor 2026 en veranderen per jaar. Controleer de actuele cijfers bij de Belastingdienst of vraag het ons even na voor jouw situatie.