Wat moet er op een factuur staan? De verplichte eisen op een rij
Een factuur is meer dan een betaalverzoek. De Belastingdienst stelt eisen aan wat erop staat, en een factuur die niet klopt kost je klant zijn btw-aftrek en jou een correctie. Dit zijn de verplichte onderdelen, met een checklist die je vóór het versturen doorloopt.
Op elke factuur horen jouw gegevens (naam, adres, KvK-nummer, btw-id), de gegevens van je klant, een uniek en doorlopend factuurnummer, de factuurdatum en leverdatum, een duidelijke omschrijving, het bedrag exclusief btw per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag. Verstuur de factuur uiterlijk de vijftiende van de maand na levering en bewaar hem zeven jaar.
Waarom een correcte factuur zoveel uitmaakt
Voor een zakelijke klant is jouw factuur het bewijs waarmee hij de btw terugvraagt. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan kan de Belastingdienst die aftrek weigeren, en je klant komt dan bij jou terug voor een nieuwe factuur. Voor jezelf geldt: je facturen vormen de basis van je omzet in de btw-aangifte en je winst in de inkomstenbelasting. Slordige facturen betekenen slordige cijfers.
De verplichte gegevens
- Jouw naam en adres. De naam waaronder je bij de KvK staat, of je handelsnaam, met je vestigingsadres.
- Je btw-identificatienummer. Het nummer dat begint met NL en eindigt op B01 of hoger. Dit is niet je omzetbelastingnummer: dat gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst.
- Je KvK-nummer.
- Naam en adres van je klant.
- Factuurdatum. De dag waarop je de factuur opmaakt.
- Een uniek, doorlopend factuurnummer. Geen gaten in de reeks, geen dubbele nummers.
- Datum van levering of dienst. Alleen als die afwijkt van de factuurdatum, bijvoorbeeld bij werk dat je vorige maand deed.
- Omschrijving en hoeveelheid. Wat heb je geleverd en hoeveel? "Werkzaamheden" is te vaag; "8 uur webdesign, week 12" is duidelijk.
- Bedrag exclusief btw, per btw-tarief. Lever je iets tegen 21% en iets tegen 9%, dan splits je dat.
- Het btw-tarief en het btw-bedrag. Bijvoorbeeld "21% btw: €210,00".
Bijzondere situaties
- Btw verlegd. Bij bepaalde diensten aan ondernemers in andere EU-landen, en in sommige branches zoals de bouw, breng je geen btw in rekening. Zet dan "btw verlegd" op de factuur, samen met het btw-identificatienummer van je klant.
- Kleineondernemersregeling. Val je onder de KOR, dan vermeld je géén btw en ook geen btw-tarief. Een factuur sturen mag wel.
- Vereenvoudigde factuur. Bij bedragen tot €100 inclusief btw mag een beperkte factuur: datum, jouw gegevens, wat je hebt geleverd en het btw-bedrag of de gegevens om dat te berekenen.
- Klanten buiten de EU. Vaak geldt het 0%-tarief of geen btw. Vermeld de reden en bewaar het bewijs van uitvoer of de locatie van je klant.
Zet een betalingstermijn, je IBAN en een referentie van je klant op de factuur. Zonder afgesproken termijn geldt voor zakelijke klanten wettelijk 30 dagen. Verwijs ook naar je algemene voorwaarden, dan staan je afspraken vast als er discussie ontstaat.
Termijnen en bewaren
Je factuur moet uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na levering verstuurd zijn. Een pdf per e-mail is een volwaardige factuur; papier is niet nodig. Alle facturen die je verstuurt én ontvangt bewaar je minstens zeven jaar, digitaal of op papier. Meer daarover in bewaarplicht: welke administratie bewaar je en hoe lang.
Kies je situatie en vink af wat er op je factuur staat.
Veelgestelde vragen
Mag ik factuurnummers overslaan of opnieuw beginnen?
Nee. Factuurnummers moeten doorlopend en uniek zijn, zodat de Belastingdienst kan controleren dat er geen facturen ontbreken. Je mag wel elk jaar een nieuwe reeks starten, bijvoorbeeld 2026-001, zolang de nummering binnen die reeks aansluit. Een creditfactuur krijgt gewoon het volgende nummer.
Moet mijn KvK-nummer op de factuur staan?
Ja, als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven, en dat geldt voor bijna elke zzp'er. Ook je btw-identificatienummer is verplicht, tenzij je onder de kleineondernemersregeling valt en geen btw in rekening brengt.
Hoe snel moet ik een factuur versturen?
Uiterlijk op de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd. Lever je op 20 maart, dan moet je factuur er vóór 15 april zijn. Sneller factureren is natuurlijk beter voor je eigen kaspositie.
Liever dat wij het regelen?
Voor een vaste prijs per maand doen wij je administratie, btw-aangifte, inkomstenbelasting en jaarcijfers. Vragen stel je gewoon via WhatsApp.
Let op: dit is algemene informatie, geen persoonlijk fiscaal advies. Bedragen en percentages gelden voor 2026 en veranderen per jaar. Controleer de actuele cijfers bij de Belastingdienst of vraag het ons even na voor jouw situatie.