Overstappen van boekhouder: zo werkt het in 5 stappen
Te duur, te traag of gewoon geen klik? Overstappen van boekhouder is makkelijker dan het lijkt. Als je het op het juiste moment doet en de juiste stukken opvraagt, merk je er als ondernemer bijna niets van.
- Je mag altijd overstappen. Het handigste moment is direct na een afgerond btw-kwartaal of na de jaarcijfers.
- Vraag je complete administratie op: die is van jou, niet van je boekhouder.
- Trek oude machtigingen bij de Belastingdienst in en zet nieuwe klaar voor je nieuwe boekhouder.
- Laat je nieuwe boekhouder de overdracht coördineren. Bij ABCijfers is dat gratis bij een maandpakket.
Wanneer is een goed moment om over te stappen?
Formeel kun je elk moment overstappen, zolang je rekening houdt met de opzegtermijn in je huidige contract. Sommige kantoren werken met jaarcontracten die stilzwijgend verlengen, dus check dat eerst. Praktisch gezien zijn er twee natuurlijke momenten: direct na een afgerond btw-kwartaal, en het moment waarop de jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting over het vorige jaar zijn ingediend.
Wat je beter vermijdt: overstappen midden in een aangifteperiode. Dan ligt je oude boekhouder nog met je cijfers te werken terwijl de nieuwe al wil beginnen, en dat geeft dubbel werk en dubbele kosten.
Overstappen in vijf stappen
- Kies je nieuwe boekhouder en spreek af wat inbegrepen is. Vraag expliciet naar btw-aangifte, inkomstenbelasting, jaarcijfers, contactmomenten en wat extra kost. Zo vergelijk je eerlijk met wat je nu betaalt. Lees ook wat een boekhouder kost.
- Zeg schriftelijk op bij je oude boekhouder. Per e-mail is prima. Noem de datum waarop je stopt en vraag om een bevestiging. Vermeld dat je je administratie wilt ontvangen en per wanneer.
- Vraag je administratie op. Denk aan de jaarrekeningen en aangiften van de afgelopen jaren, het grootboek of de kolommenbalans, de btw-aangiften van het lopende jaar, de afschrijvingsstaat van je bedrijfsmiddelen en een overzicht van openstaande facturen. Werk je in boekhoudsoftware? Vraag dan een export of zorg dat het account op jouw naam blijft staan.
- Regel de machtigingen opnieuw. Je oude boekhouder heeft waarschijnlijk toegang tot je gegevens bij de Belastingdienst. Trek die machtiging in via DigiD Machtigen en zet een nieuwe klaar voor je nieuwe boekhouder. Vergeet ook de serviceberichten over aanslagen niet, zodat kopieën van je aanslagen bij de juiste persoon terechtkomen.
- Plan een startgesprek. Loop samen door je situatie: rechtsvorm, omzet, bijzonderheden zoals een auto van de zaak of een webshop, en wat je van de samenwerking verwacht. Daarna kan de nieuwe boekhouder de lopende periode overnemen.
Een boekhouder bewaart je stukken, maar ze blijven jouw eigendom. Bij een overstap moet je alles krijgen wat nodig is om verder te kunnen. Zorg wel dat de laatste factuur van je oude boekhouder betaald is, anders kan de overdracht onnodig vertragen.
Wat kost overstappen?
Veel kantoren rekenen inwerk- of opstartkosten, soms enkele honderden euro's, om je administratie in te lezen. Vraag daar vooraf naar. Bij ABCijfers zit de overstap gratis bij het maandpakket: wij vragen de stukken op, lezen je beginbalans in en regelen de machtigingen samen met jou.
Valkuilen die je makkelijk voorkomt
- Een gat in je btw-aangifte. Spreek duidelijk af wie het lopende kwartaal doet. Twee boekhouders die allebei denken dat de ander het doet, is het slechtste scenario.
- Machtigingen vergeten. Zonder machtiging kan je nieuwe boekhouder geen aangifte voor je doen en ziet hij je aanslagen niet.
- Een achterstand meenemen zonder het te zeggen. Loop je achter? Zeg het meteen. Dan kan je nieuwe boekhouder een plan maken en weet je vooraf wat het kost om het weg te werken.
- Bonnen en facturen uit het overgangskwartaal kwijtraken. Bewaar alles op één plek en stuur het door zodra je nieuwe boekhouder start.
Vink af wat je geregeld hebt. Je voortgang wordt in je browser bewaard, zodat je later verder kunt.
Veelgestelde vragen
Kan ik midden in het jaar overstappen van boekhouder?
Ja. Je hoeft niet te wachten tot 1 januari. Het handigste moment is direct na een afgerond btw-kwartaal, zodat je oude boekhouder die aangifte nog afrondt en je nieuwe boekhouder met een schone lei begint. Ook overstappen in het najaar is prima: je nieuwe boekhouder doet dan de laatste kwartalen en de jaarcijfers.
Mag mijn oude boekhouder mijn administratie achterhouden?
Je administratie is jouw eigendom. Je boekhouder moet je stukken en bestanden overdragen als je erom vraagt. Alleen als er nog facturen van de boekhouder openstaan kan dat gedoe geven, dus zorg dat alles betaald is voordat je opzegt.
Hoe lang duurt een overstap?
Meestal één tot twee weken. Het opvragen van de stukken en het opnieuw instellen van de machtigingen bij de Belastingdienst kost de meeste tijd. Bij ABCijfers begeleiden we dit hele traject en kun je ondertussen gewoon doorwerken.
Overstappen naar ABCijfers is gratis
Wij vragen je administratie op bij je oude boekhouder, regelen de machtigingen en zorgen dat je zonder gat verder gaat. Vaste prijs, maandelijks opzegbaar.
Let op: dit is algemene informatie, geen persoonlijk fiscaal advies. Bedragen en percentages gelden voor 2026 en veranderen per jaar. Controleer de actuele cijfers bij de Belastingdienst of vraag het ons even na voor jouw situatie.